Opern können beim Publikum durchfallen. „Lotse an Bord – Effektives Turnaround Management für Programme“ ist ein Leitfaden für das effektive Management in Krisen, der die Bedeutung einer gründlichen Analyse und standardisierter Verfahren erklärt, damit die Vorstellung wieder ein Erfolg wird.
Turnaround Management
Einleitung
In unserer dynamischen Geschäftswelt müssen strauchelnde Programme schnell und effektiv zurück auf Spur gebracht werden. Mein „Lotse an Bord – Effektives Turnaround Management für Programme“ bietet Einblicke in Methoden, mit denen sie Probleme analysieren und effizient lösen. Ich betone dabei die Bedeutung von Standards, um langfristige Erfolge sicherzustellen.
Programm vs. Projekt
Projekt- und Programm-Management sind teilweise ähnlich – repräsentieren jedoch verschiedene Gebiete. Erstere steuern auf ein klar definiertes Ziel zu, das innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens und Budgets erreicht wird. Der Projektmanager überwacht die Planung, Ausführung sowie den Abschluss und stellt sicher, dass die Ressourcen effizient genutzt werden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Obwohl beide viele Gemeinsamkeiten aufweisen gilt: Programme werden anders geplant und geleitet als Projekte.
Programme verwalten eine Gruppe von verwandten Projekten, die zusammen ein gemeinsames Ziel verfolgen. Sie sind in der Regel komplexer und langfristiger angelegt als einzelne Vorhaben. Der Programmmanager richtet diese auf die strategischen Ziele der Organisation aus und maximiert den Gesamtnutzens, den das Programm liefert. Er muss sicherstellen, dass die Projekte synergetisch wirken, Ressourcen optimal verteilt werden und Risiken auf Programmebene gemanagt werden.
Während im Projektmanagement die operative Effizienz im Vordergrund steht, liegt der Schwerpunkt des Programmmanagements auf der strategischen Ausrichtung und dem Mehrwert, den das Vorhaben insgesamt für die Organisation schafft. In »Lotse an Bord« wird daher der Fokus darauf gelegt, wie Programme als Ganzes wieder auf Kurs gebracht werden können, indem sowohl die strategischen als auch die operativen Aspekte berücksichtigt werden.
Lotse an Bord
Der Titel „Lotse an Bord“ dient hier als treffende Metapher. In unserem Fall steht der Lotse für einen erfahrenen Navigator, der ein Schiff (aka das Programm) sicher durch schwierige Gewässer führt. Das gilt insbesondere, wenn die Route komplex oder gefährlich ist. Im Kontext des Programm-Managements übernimmt der „Lotse“ die Rolle eines externen Experten, der ein Vorhaben wieder auf Kurs bringt. Der Titel vermittelt das Bild von fachkundiger Führung und Unterstützung in kritischen Momenten – das zentrale Ziel eines Turnarounds: ein Programm sicher durch eine Krise zu steuern und es erfolgreich zu managen.
Ein externer Lotse ist häufig besser für einen Turnaround geeignet als der bisherige Programm-Manager. Eine außenstehende Person betrachtet die aktuelle Situation unvoreingenommen. Der aktuelle Manager könnte durch seine Nähe zu vormaligen Vorgängen betriebsblind geworden sein und Probleme übersehen oder unterschätzen. Außerdem ist er emotional stärker an frühere Entscheidungen gebunden, was notwendige Veränderungen erschweren kann. Ein externer Lotse bringt frische Perspektiven und verfügt meist über mehr Erfahrung im Umgang mit Krisensituationen.
Auch mit einem externen Lotsen bleibt der bisherige Manager – wie ein Kapitän auf einem Schiff – weiterhin in der vollen Verantwortung. Der Lotse übernimmt die Aufgabe, den Turnaround zu leiten und das Programm sicher durch die schwierige Phase zu navigieren. Dabei bringt er sein spezielles Fachwissen ein und sorgt für die notwendigen Maßnahmen, um das Vorhaben wieder auf Kurs zu bringen. Der Programm-Manager bleibt derjenige, der die finalen Entscheidungen trifft und dafür sorgt, dass das gesamte Team an einem Strang zieht. So arbeiten beide Hand in Hand, um das Programm erfolgreich zu retten.
In einigen Fällen kann es notwendig sein, den bisherigen Programm-Manager zu ersetzen, anstatt einen Lotsen einzubinden. Dies sollte jedoch immer als letzte Maßnahme in Betracht gezogen werden. Eine Ablösung kann sinnvoll werden, wenn der aktuelle Manager nicht in der Lage ist, sich von alten Denkweisen zu lösen, wiederholt Fehler macht oder das Vertrauen des Teams und der Stakeholder verloren hat. In solchen Fällen kann ein Wechsel der Führung die einzige Möglichkeit sein, um das Programm vor dem Scheitern zu bewahren und es wieder auf Erfolgskurs zu bringen. Dennoch sollte dieser Schritt sorgfältig abgewogen werden, um sicherzustellen, dass er tatsächlich die beste Lösung darstellt.
Im Kapitel »Vorgehen« erläutere ich detaillierter, wie die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Rollen – Programm-Manager, Lotse und Sponsor – gestaltet werden sollte. Diese Interaktionen können – sicherlich wenig überraschend – zu Reibungen führen. Daher ist es entscheidend, dass Sie, unabhängig davon, ob Sie als Programm-Manager, Lotse oder Sponsor beteiligt sind, die Aufgaben klar definieren und die Verantwortungsbereiche deutlich voneinander abgrenzen.
Ein wichtiger Punkt, den ich vorab betonen möchte: Die Interaktionen jeder dieser Rollen mit den Stakeholdern unterscheiden sich ebenfalls. Wie erwähnt, werde ich später genauer auf diese Unterschiede eingehen. Und noch ein kleine Anmerkung vorab: Der Begriff Programm-Manager und -Management ist recht lang. Gestatten sie mir, dass ich beide ab sofort mit PgM abkürze. Damit spare ich mir beim Schreiben dieses Textes einige Anschläge. Welcher dieser Begriffe konkret gemeint ist, ersehen sie ohne jeden Zweifel aus dem Kontext.
Standards
Standards im Programm-Management sind entscheidend für den Turnaround, weil sie klare Richtlinien und bewährte Vorgehensweisen bieten. Wenn ein Programm in Schwierigkeiten gerät, helfen diese Vorgaben dabei, das Chaos zu ordnen und einen strukturierten Plan zur Problemlösung zu entwickeln. Sie sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf derselben Grundlage arbeiten, was die Kommunikation verbessert und die Umsetzung von Maßnahmen erleichtert. Indem man sich an bewährte Standards hält, erhöht man die Chancen, das Programm wieder auf den richtigen Kurs zu bringen und langfristige Erfolge zu sichern.
Ausblick
In den nächsten Kapiteln zeige ich Ihnen, wie Sie ein Programm analysieren können. Sie erfahren, wie Sie am besten einen Turnaround starten und welche Schritte in den jeweiligen Bereichen sinnvoll sind. Zudem werde ich auf die Rollen, ihr Zusammenspiel und häufig auftretende Probleme eingehen. Der Text dient Ihnen dabei als Empfehlung – nicht als Anweisung. Jedes Programm besitzt seine eigenen Besonderheiten, die Sie zunächst sorgfältig ergründen müssen. Erst danach können die aufgezeigten Maßnahmen sinnvoll angewendet werden.
Die meisten der vorgestellten Schritte habe ich aus meiner eigenen Erfahrung im Turnaround gewonnen. Einige basieren auf gründlicher Literaturrecherche, andere auf gesundem Menschenverstand und den allgemeinen Regeln des Managements. Hier kommt meine erste Empfehlung:
Bevor Sie einen Turnaround starten, sollten Sie sich über die Anwendung grundlegender Prinzipien des modernen Managements im Klaren sein.
Zum Abschluss dieses Abschnitts möchte ich Ihnen einen wichtigen Rat mitgeben: Wenn ein Programm „tot“ ist, sollten Sie es beenden. Es gibt Vorhaben, die sich nicht mehr retten lassen. Wann das der Fall ist, kann ich Ihnen leider nicht im Detail sagen. Wenn Sie sich sorgfältig mit den folgenden Inhalten auseinandersetzen, werden Sie selbst erkennen, ob ein Turnaround noch Sinn macht.
Sie wollen mehr darüber erfahren? Bleiben sie dran!