Gemäß unseres Plans erwerben wir als erstes die Opernkarten. Damit diese Aufgabe in die richtige Richtung geht, aktivieren wir unser Beschaffungs-Management. In der Planungsphase hatten wir die entsprechenden Kriterien definiert. Wer kauft was und wann zu welchem Preis.
Mit diesen Vorgaben beschaffen wir zunächst alle notwendigen Produkte oder Dienste. Wie aus dem Beschaffungsplan ersichtlich, teilt sich dieses Thema in zwei Teile. Als Erstes benötigen wir eine Reihe von Dingen, die wir vorab erwerben müssen. Dazu gehören zunächst die Operntickets.
Die nächsten Erwerbungen gestalten sich schwieriger. Brauchen wir zum Beispiel Bahnfahrkarten, da wir mit den öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen werden. Falls wir uns noch nicht eindeutig entschieden haben, kommt der zweite Teil der Beschaffungsstrategie: Die Vorbestellung von Produkten die wir erst im während der Projektlaufzeit erwerben können. Dazu zählen vor allem Dienstleistungen, die sich schlecht vor anschaffen lassen, um sie dann zum entsprechenden Zeitpunkt zu nutzen.
Beschaffungen die sie während der Projektlaufzeit durchführen, müssen vorab sorgfältig eingeplant werden. Da wir diese Dinge zu einem definierten Zeitpunkt benötigen, nehmen wir sie in die Planung auf. Damit ist sichergestellt, dass die benötigten Dienste oder Produkte zu dem Zeitpunkt erworben werden können, wenn sie benötigt werden. Wir müssen diese Themen zusätzlich im Risikomanagement bewerten.
Stellen sie sich vor, sie stehen in der Pause am Büfett. Mit Erschrecken stellen sie fest, das ein Glas Champagner ihr Budget weit überschreitet. Zusätzlich werden in dieser Vorstellung keinerlei Schnittchen angeboten. Da sie diese Positionen nicht vorab recherchiert hatten, steht diese Beschaffung jetzt während der Laufzeit ihres Projektes unter massivem Risiko. Da wir vorab gesagt hatten, die gesamte Oper ist nur mit einem Imbiss durchzustehen, kommt in diesem Fall unter Umständen ein Abbruch in Frage.