3. Aufzug – Durchführen

Durchführen

Wir haben mit dem vorliegenden Plan einen perfekten Start hingelegt. Sie wissen, was sie ihr Projekt durchführen werden. Die weiteren Abläufe sind definiert und die Kosten (weitestgehend) bekannt. Mögliche Probleme während ihres Opernbesuches und wie sie damit umgehen werden sind ebenfalls einkalkuliert. Jetzt kann es in großen Schritten losgehen.

Vorbereitungen Integration

Und gleich muss ich sie bremsen. Die Erfahrung zeigt, dass in dieser Vorbereitungsphase gravierende Fehler gemacht werden. Dummerweise lassen sich Fehlgriffe in dieser Phase selten ohne größeren Aufwand bereinigen, da sie als Folge systemische Fehler in der Abwicklung mit sich bringen.

Keine Angst wie sie ihre nächsten Schritte durchführen, ich nehme sie mit und richte ihr Augenmerk auf ein paar typische Fallstricke. Bevor wir loslegen, schiebe ich zunächst eine generelle Bemerkung ein. Wir befinden uns jetzt an der Schwelle, an der ein Plan beginnt Wirklichkeit zu werden. Damit ist unzweifelhaft die größte Herausforderung benannt.

Beschaffung Beschaffung

Gemäß unseres Plans erwerben wir als erstes die Opernkarten. Damit diese Aufgabe in die richtige Richtung geht, aktivieren wir unser Beschaffungs-Management. In der Planungsphase hatten wir die entsprechenden Kriterien definiert. Wer kauft was und wann zu welchem Preis.

Mit diesen Vorgaben beschaffen wir zunächst alle notwendigen Produkte oder Dienste. Wie aus dem Beschaffungsplan ersichtlich, teilt sich dieses Thema in zwei Teile. Als Erstes benötigen wir eine Reihe von Dingen, die wir vorab erwerben müssen. Dazu gehören zunächst die Operntickets.

Die nächsten Erwerbungen gestalten sich schwieriger. Brauchen wir zum Beispiel Bahnfahrkarten, da wir mit den öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen werden. Falls wir uns noch nicht eindeutig entschieden haben, kommt der zweite Teil der Beschaffungsstrategie: Die Vorbestellung von Produkten die wir erst im während der Projektlaufzeit erwerben können. Dazu zählen vor allem Dienstleistungen, die sich schlecht vor anschaffen lassen, um sie dann zum entsprechenden Zeitpunkt zu nutzen.

Beschaffungen die sie während der Projektlaufzeit durchführen, müssen vorab sorgfältig eingeplant werden. Da wir diese Dinge zu einem definierten Zeitpunkt benötigen, nehmen wir sie in die Planung auf. Damit ist sichergestellt, dass die benötigten Dienste oder Produkte zu dem Zeitpunkt erworben werden können, wenn sie benötigt werden. Wir müssen diese Themen zusätzlich im Risikomanagement bewerten.

Beschaffung
Beschaf-fung

Stellen sie sich vor, sie stehen in der Pause am Büfett. Mit Erschrecken stellen sie fest, das ein Glas Champagner ihr Budget weit überschreitet. Zusätzlich werden in dieser Vorstellung keinerlei Schnittchen angeboten. Da sie diese Positionen nicht vorab recherchiert hatten, steht diese Beschaffung jetzt während der Laufzeit ihres Projektes unter massivem Risiko. Da wir vorab gesagt hatten, die gesamte Oper ist nur mit einem Imbiss durchzustehen, kommt in diesem Fall unter Umständen ein Abbruch in Frage.

Risiko Risiko

Risiko
Risiko

Stellen sie sich vor, wenn das bestellte Taxi nicht zum vereinbarten Zeitpunkt vorfährt! Noch schlimmer wäre es unzweifelhaft, wenn sie den Fahrer nicht bestellt hätten. Mit einer definierten Aufgabenliste für alle externen Leistungen die sie in der Planungsphase erstellen passiert ihnen das nicht.

Änderungen Integration

Zunächst gehe ich mit ihnen noch einen Schritt zurück, zu den Dingen die wir vorab erwerben wollten. Bleiben wir gleich bei den Tickets.

Integration
Ändern

Während sie in der Schlange am Kartenbüro stehen, fällt ihr Blick auf eine interessante Werbung. Das Abo für diese Saison ist gerade 10 % teurer geworden, enthält aber dafür glatt drei Vorstellungen mehr. Außerdem wäre dann die nächste Vorstellung nicht wie geplant „Lohengrin” sondern die selten gespielte Oper „Salvatore Giuliano“ von Lorenzo Ferrero.

Stellen wir uns als Erstes die Frage: Wollen wir unser sorgfältig geplantes Projekt und darüber hinaus das vereinbarte Portfolio ändern? Oder um noch einen Schritt weiter zugehen; haben wir die Freigabe unserer Mitstreiter dafür? Offensichtlich zwei Frage die wir idealerweise vorab beantworten sollten. Jetzt in der Schlange gibt es wenig Zeit für lange Diskussionen.

Sie wollen mehr darüber erfahren? Bleiben sie dran!