Opern definieren in ersten Aufzug die Figuren und bahnen die weitere Handlung an. Ebenso sollten sie ihr Projekt vorbereiten. Ausgehend vom Portfolio setzen sie in Ruhe die Prämissen. Später kommt es sonst zu Schuldzuweisungen, dass die Inhalte nicht eindeutig, Verantwortungen falsch definiert oder Zeitpläne unrealistisch waren. All das können sie vermeiden, wenn sie vorab Erwartungen kurz definieren und in einer Projekt–Satzung festlegen.
Projekt-Satzung 
Mit diesem kleinen Werkzeug geben sie sich eine Art Verfassung. Damit legen sie den Grundstein und definieren wesentliche Inhalte. In keinerlei Hinsicht sollte die Satzung einer Planung vorgreifen. Alle Details werden wir dann später gemeinsam erarbeiten. Zunächst werden die Eckpunkte dokumentiert.
Die Satzung definiert diese Themen:
| Titel | Eindeutige Überschrift zur besseren Unterscheidung; in unserem Fall nutzen sie am besten den Titel der jeweiligen Oper. |
| Dauer | Das wäre in unserem Fall die Zeit, wenn sie die Vorbereitungen beginnen bis zur Aufführung. Idealerweise sollte das Letztere eindeutig beschrieben sein, da in einem zeitabhängigen Projekt keinerlei Puffer am Ende existieren kann. Die Inszenierung wird definitiv an einem festen Datum stattfinden! |
| Inhalte | Hier beschreiben sie das wesentliche Lieferergebnis: In unserem Fall eine spezielle Inszenierung. Alternativ können sie das Ergebnis ebenfalls generisch formulieren – beispielsweise dass es “irgendeine” Oper von Verdi in den nächsten vier Wochen sein darf. Bei Bedarf können diverse Qualitätskriterien beschrieben werden. |
| Teilergebnisse | Dieses Feld beschreibt optional zusätzliche Ereignisse. Das könnten dann die Pausengestaltung oder der gemeinsame Abend mit Freunden in einer Bar nach der Vorstellung sein. Es kann unter Umständen empfehlenswert sein, „Nicht-Ergebnisse“ aufzuführen. Damit definieren sie Dinge, die sie auf keinen Fall mit berücksichtigen wollen. Kleines Beispiel gefällig: Der Einkaufsbummel auf dem Weg zur Oper fällt aus, da sie in diesem Fall die erworbenen Dinge dorthin mitnehmen müssten. |
| Leitung | Der Inhalt dieses Felds sollte klar sein: Wer übernimmt die Gesamtleitung. Grenzen sie hier eindeutig ab, was diese Rolle beinhaltet. Der Projektleiter macht nicht automatisch alles alleine! Falls dafür Bedarf besteht, können sie hier die beabsichtigte Struktur des Teams einfügen. |
| Budget | Die Bedeutung dieses Feldes erklärt sich definitiv von alleine. |
| Risiken | Projekte können dummerweise schiefgehen. Listen sie daher die Gründe für einen möglichen Fehlschlag rechtzeitig auf und bereiten sich darauf vor. |
Nehmen sie sich Zeit für diese kleine Übung. Dabei ist es egal, ob sie es formell in eine Vorlage schreiben, gesellig bei einer Runde Wein und Käse besprechen oder feuchtfröhlich auf einen Bierdeckel kritzeln. Diese kleine Vorarbeit gibt verbindliche Sicherheit. Eine konkrete Idee finden sie in dem dazugehörigen Arbeitsblatt.
Risiko 
Im Arbeitsblatt wird als Beispiel sichtbar, dass wir vorab einige Inhalte als Übersicht definiert haben. Als Ergebnisse haben wir die Kernelemente wie Besuch der Oper sowie An- und Abreise definiert. Darüber hinaus finden sie hier erste Ausschlüsse. Diese dienen dazu, dass sie rechtzeitig Risiken minimieren. Viele Projekte scheitern, da sie von Anfang an überladen wurden.
Ich möchte als Beispiel kurz das Kriterium: “Keine Aktivitäten auf der Anreise“ herausgreifen und erläutern. Falls wir das zulassen, generieren wir weitere nicht beherrschbare Risiken. Sie könnten beispielsweise den notwendigen Umweg zu einem von ihnen bevorzugten Geschäft falsch einschätzen und somit ihren Zeitplan gefährden. Indem sie diese Maßnahme von vornherein ausschließen, minimieren sie das Risiko von Verspätungen.
Je eher sie außerdem mögliche Risiken mit den Beteiligten definieren, umso besser sind sie später vorbereitet. In unserem Fall könnten die verfügbaren Karten lediglich noch oberhalb des Budgets verfügbar sein. Da sie laut Freigabe ihres Teams das Budget um bis zu 10% überschreiten dürfen, haben sie einen gewissen Handlungsspielraum. Ein zweites Kriterium könnte ihnen gestatten, auf eine andere Vorstellung innerhalb der nächsten drei Wochen auszuweichen (außer Dienstags jederzeit möglich).