2. Aufzug – Planen

Wir sind gut vorbereitet! Die Satzung steht; Kosten und Zeit sind machbar, das Team ist klar. Als nächste Aufführung werden sie Wagners Meisterwerk “Lohengrin” in Angriff nehmen. Ihr Portfolio sagte ihnen, dass diese Oper am ideal wäre. Am besten planen wir als Erstes die Inhalte und deren Eigenschaften.

Inhalte Inhalt

Als hauptsächliches “Lieferergebnis” unseres gemeinsamen Abends im Theater haben wir den Genuss dieser Oper definiert. Wie in der Satzung festgelegt, werden wir ab sofort unser Projekt mit dem Titel des Stückes benennen und es damit anderen Vorhaben unterscheiden.

Zunächst erstellen wir eine Liste, was sie darüber hinaus von diesem Abend erwarten. Die folgenden Schritte strukturieren die weitere Planung. Sie lassen sich jederzeit auf ähnliche Vorhaben anwenden.

Werfen wir einen Blick auf die Eigenschaften der Oper. Die Spieldauer des Stückes beträgt im Regelfall ca. 3 Stunden und 30 Minuten. Da brauchen sie definitiv die zwei angekündigten Pausen, um das durchzuhalten. Mit diesem Wissen gerüstet, kommt ein kleiner Imbiss mit einem Glas Sekt im Opernbistro in der zweiten Pause auf die Liste der Lieferergebnisse. Zusätzlich erachten sie es als hilfreich, wenn sie vor der Vorstellung ein leichtes Mahl einnehmen könnten.

Wie in der Satzung vereinbart, planen wir weiterhin die Anreise für alle teilnehmenden Gruppen. Die passenden Details hängen jeweils von den Umständen ab und können vorab nicht umfassend definiert werden. Zu diesem Thema komme ich gleich detaillierter.

Als weiteren Beitrag schlage ich darüber hinaus ein paar optionale Inhalte vor. Wie wäre es mit einem Barbesuch nach der Vorstellung? Oder sie nehmen an der Einführung in die Oper teil. Und nicht zuletzt sollten wir prüfen, ob nicht uns bekannte Opernfreunde anwesend sind, mit denen sich in der Pause eine kleine Diskussion über die Qualität der Aufführung führen lässt.

Inhalte hängen oft voneinander ab. Je nachdem wie sie ein Thema konkret planen, kann es weitere Aktionen beeinflussen. Machen sie sich daher die Mühe und definieren die einzelnen Lieferergebnisse detaillierter. Zusätzlich hilft ihnen eine Systematik, die mögliche Abhängigkeiten aufzeigt.

Qualität Qualität

Es wird sie überraschen, dass ich als Nächstes die Qualität der Inhalte thematisiere. Wie oben erwähnt, beschreibt dieses Kriterium ebenfalls Eigenschaften unserer Lieferergebnisse. Ich persönlich finde es interessant, wie dieser Bereich eines Projektes ignoriert wird. Viele Projektleiter planen zunächst den zeitlichen Ablauf. Dabei beeinflusst die Qualität intensiv, wie von den Beteiligten das Gesamtergebnis wahrgenommen wird.

Stellen sie sich vor, der Opernabend war perfekt. Sie hatten sich eine besondere Bar für das gesellige Beisammensein danach vorgestellt. Dieses Etablissement hat überraschend seinen Charakter verändert und ist neuerdings ein angesagter Platz für tanzwütige Hipster – und sie erscheinen dort im Abendkleid und Smoking. Was bleibt den Beteiligten am Ende mehr in Erinnerung: Die Opernaufführung oder der verkorkste Abend danach.

Qualität basiert vielfach auf Wahrnehmung und ist daher nicht messbar. Besondere Leistung kosten im Übrigen extra. Falls sie nicht in der Lage sind, einen gewünschten Qualitätslevel zu erreichen, sollten sie adäquate Alternativen bereithalten. Auf diese Weise vermeiden sie Fehler im Falle kurzfristiger Umplanungen.

Kosten Kosten

Widmen wir uns den Kosten. Ich muss zuvor eine kleine Vorbemerkung einschieben: Wenn sie planen, werden sie nicht alle Ausgaben kennen und exakt berechnen können. Das endgültige Ergebnis hängt weiterhin noch von der Dauer, den eingesetzten Ressourcen und von den Einkaufsbedingungen ab. Warum sich damit beschäftigen? Mit diesem Vorgehen illustriere ich, wie verschiedene Parameter in einem Projekt voneinander abhängen.

Ursprünglich wollten sie öffentliche Verkehrsmittel nutzen. Es stellt sich heraus, dass sie aufgrund äußerer Umstände das Auto nehmen müssen. Ihr Fahrzeug musste kurzfristig in der Werkstatt und kommt erst nach dem Opernbesuch zurück. Somit sind unerwartet ein Mietwagen und ein Ticket für die Tiefgarage am Theater erforderlich. Beides war nicht vorgesehen und belastet ihr Budget. Ohne eine erste Kostenübersicht wird es schwierig, sinnvoll zu entscheiden oder eine passende Kompensation zu finden.

Solche Situationen werden sie in Projekten wiederholt vorfinden. Je mehr sie vorab abschätzen umso besser können sie es planen. Am besten dokumentieren sie rechtzeitig mögliche Rahmenbedingungen und Annahmen. Im Gunde genommen vermeiden sie somit unliebsame Überraschungen in der weiteren Planung.

Team Ressourcen

Interessante Inhalte, hohe Qualitätsansprüche und machbare Kosten – Doch wer wird das alles umsetzen? Widmen wir uns zunächst den verfügbaren oder benötigten Rollen im Team.

Termine Termin

Endlich planen wir den zeitlichen Ablauf. Interessanterweise fangen viele Projektleiter gern damit an. Ich habe ihnen mit den obigen Bemerkungen hoffentlich einen Eindruck gegeben, warum sie etwas mehr Vorarbeit benötigen, bevor sie damit starten können.

Sie wollen mehr darüber erfahren? Bleiben sie dran!