1. Aufzug – Definieren

Opern definieren in ersten Aufzug die Figuren und bahnen die weitere Handlung an. Ebenso sollten sie ihr Projekt vorbereiten. Ausgehend vom Portfolio setzen sie in Ruhe die Prämissen. Interessanterweise wird diese Vorbereitungsarbeit häufig und gern ignoriert. Später kommt es dann zu Schuldzuweisungen, dass die wesentlichen Inhalte nicht eindeutig waren, Verantwortungen falsch definiert oder Zeitpläne unrealistisch. All das können sie vermeiden, wenn sie vorab Erwartungen kurz definieren und in einer Projekt–Satzung festlegen.

Projekt-Satzung Integration

Mit diesem kleinen Werkzeug geben sie sich eine Art Verfassung. Damit legen sie den Grundstein und definieren wesentliche Inhalte. In keinerlei Hinsicht sollte die Satzung einer Planung vorgreifen. Alle Details werden wir dann später gemeinsam erarbeiten. Zunächst werden die Eckpunkte dokumentiert.

Die Satzung definiert diese Themen:

TitelEindeutige Überschrift zur besseren Unterscheidung; in unserem Fall nutzen sie am besten den Titel der jeweiligen Oper.
DauerDas wäre in unserem Fall die Zeit, wenn sie die Vorbereitungen beginnen bis zur Aufführung. Idealerweise sollte das Letztere eindeutig beschrieben sein, da in einem zeitabhängigen Projekt keinerlei Puffer am Ende existieren kann. Die Inszenierung wird definitiv an einem festen Datum stattfinden!
InhalteHier beschreiben sie das wesentliche Lieferergebnis: In unserem Fall eine spezielle Inszenierung. Alternativ können sie das Ergebnis ebenfalls generisch formulieren – beispielsweise dass es “irgendeine” Oper von Verdi in den nächsten vier Wochen sein darf. Bei Bedarf können diverse Qualitätskriterien beschrieben werden.
TeilergebnisseDieses Feld beschreibt optional zusätzliche Ereignisse. Das könnten dann die Pausengestaltung oder der gemeinsame Abend mit Freunden in einer Bar nach der Vorstellung sein. Es kann unter Umständen empfehlenswert sein, „Nicht-Ergebnisse“ aufzuführen. Damit definieren sie Dinge, die sie auf keinen Fall mit berücksichtigen wollen. Kleines Beispiel gefällig: Der Einkaufsbummel auf dem Weg zur Oper fällt aus, da sie in diesem Fall die erworbenen Dinge dorthin mitnehmen müssten.
LeitungDer Inhalt dieses Felds sollte klar sein: Wer übernimmt die Gesamtleitung. Grenzen sie hier eindeutig ab, was diese Rolle beinhaltet. Der Projektleiter macht nicht automatisch alles alleine! Falls dafür Bedarf besteht, können sie hier die beabsichtigte Struktur des Teams einfügen.
BudgetDie Bedeutung dieses Feldes erklärt sich definitiv von alleine.
RisikenProjekte können dummerweise schiefgehen. Listen sie daher die Gründe für einen möglichen Fehlschlag rechtzeitig auf und bereiten sich darauf vor.
Inhalte einer Projekt-Satzung

Nehmen sie sich Zeit für diese kleine Übung. Dabei ist es egal, ob sie es formell in eine Vorlage schreiben, gesellig bei einer Runde Wein und Käse besprechen oder feuchtfröhlich auf einen Bierdeckel kritzeln. Diese kleine Vorarbeit gibt verbindliche Sicherheit. Eine konkrete Idee finden sie in diesem Arbeitsblatt arbeitsblatt.